教务处（招生办、创新创业学院）档案管理实施细则（试行）
为了加强部门档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等188篮球比分_188体育直播-中国足彩网官网推荐档案管理办法》、《188篮球比分_188体育直播-中国足彩网官网推荐建筑大学档案管理办法》等规定，结合部门工作实际，制定本实施细则。
第一条 凡各科室在党政管理以及其他各项活动中形成的、对188篮球比分_188体育直播-中国足彩网官网推荐和部门具有保存、利用价值的各种文字、图表、图片、音视频、实物、等不同形式和载体的历史记录，必须按照材料的自然形成规律，系统整理立卷集中统一保管。具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案，应确保其真实、有效、完整、安全。
第二条 档案工作是部门管理工作的重要组成部分。综合科负责部门档案管理工作，各科室应安排一名兼职档案员（科室档案员）负责本科室各类归档材料的收集整理工作，并保持相对稳定，人员变动应及时通知综合科。档案工作人员必须了解科室的重要工作职责和基本任务，掌握文件处理工作的规律，熟悉文书立卷的基本知识和技能，做好文件材料立卷归档工作。
各科室要建立健全日常文件材料归档制度，对办理完毕或批存的文件材料由科室档案员集中统一保管。
第三条 各科室分管领导应加强管理，把档案工作纳入工作计划，把档案收集管理工作纳入各科室全体人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。应做到每项重要的党政管理工作、具有保存价值的业务工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。建立档案考核管理机制，每学期将组织档案检查工作，进行档案管理考核。
第四条 科室工作人员在其从事的各项职务活动中形成的各种文件材料，应按规定形成电子文档移交归档，由综合科集中管理，原件由本科室做好归档保存。
第五条 建立重大事项、重大活动信息预报制度。重大事项、重大活动的承办部门应及时向综合科提供信息。
承办科室应指定专门人员负责对重大事项、重大活动文件材料的收集、整理工作，归档的材料应完整、准确，符合归档的要求，并按规定整理，移交综合科保管。由多个科室参与的会议、活动形成的文件材料由主办科室档案员负责收集归档。
第六条 归档原则
（一）档案立卷归档总的要求是：遵循材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（二）归档材料应完整、准确、系统，手续完备。归档的材料应符合规定格式，做到工整、清晰。
（三）文书档案应按照归档纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求整理。
第七条 归档要求
（一）材料的归档，应当将每份文件的正文与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件纸质版及电子版一并入档。
（二）各科室报送的材料应按时间排序，分类归档，按照要求保存纸制材料的电子版本，没有电子版本的要进行扫描。
（三）报送材料时，各科室须填报档案移交清单，与综合科核对一致，由经办人和责任人分别签字后完成档案移交。
第八条 归档时间
（一）各类文书档案、电子档案随文件材料的产生，按照归档原则及要求及时整理归档，自形成之日起15日内移交综合科。
（二）音视频档案采取随时归档的办法，由形成科室或单位负责进行收集，按规范要求整理，自形成之日起一个月内移交综合科。
（三）实物档案随时整理，定期归档，根据实际情况当学期归档。
第九条 档案工作人员应加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。部门档案主要供本单位利用，其他单位和个人查阅档案时，应经分管领导同意后，方可查阅。
涉密档案一般不得复印、摘抄、拍摄和借出，如有特殊情况需要复制或借出，须经分管领导审核批准、履行相关手续，档案工作人员不得擅自提供。
第十条 选编、汇编机密档案时，不得擅自降密、解密和扩大发放范围。档案信息上网，须遵守信息保密规则，确保档案完整与安全，严防泄密。
第十一条 本办法自印发之日起施行。本办法由教务处（招生办、创新创业学院）综合科负责解释。
附：
教务处各科室材料归档目录 | ||||||
序号 | 科室名称 | 类目名称 | 材料内容 | 发文或形成时间 | 归档时间 | 备注 |
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